Taloyhtiöiden tietoja varten on kehitetty huoneistotietojärjestelmä. Laki huoneistotietojärjestelmästä määrittelee, että hallintakohderekisteriin on tallennettava taloyhtiön kunnossapito- ja muutostyötiedot sekä taloudelliset tiedot. Taloyhtiöllä on tiedonantovelvollisuus teknisistä ja taloudellisista tiedoista. Hallituksen on ylläpidettävä luetteloa yhtiölle toimitetuista kunnossapitoa ja muutostöitä koskevista ilmoituksista, säilytettävä ne luotettavasti osakehuoneistokohtaisesti ja toimitettava niiden sisältämät tiedot Maanmittauslaitokselle. Asunto-osakeyhtiölaki puolestaan linjaa, että isännöitsijän on pyynnöstä tehtävä näiden tietojen päivitykset.
Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoitukset
Taloyhtiöllä on velvollisuus ilmoittaa huoneistotietojärjestelmään 1.6.2023 alkaen tehdyistä osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksista. Tiedot voi ilmoittaa jo perustamisvaiheessa, mutta niiden ylläpitäminen on aloitettava viimeistään 1.7.2026 alkaen.
30.6.2026 lähtien taloyhtiöllä on velvollisuus ilmoittaa tiedot osakkaiden kunnossapito- ja muutostyöilmoituksista kuukauden kuluessa 30.6.2026 jälkeen pidetystä varsinaisesta yhtiökokouksesta. Tiedot on ilmoitettava myös, jos osakas, kiinteistönvälittäjä tai pantinhaltija sitä pyytää.
Taloyhtiön taloudelliset tiedot
Pankit ilmoittavat huoneistotietojärjestelmään 1.9.2025 – 30.11.2025 tiedot taloyhtiölainoista, joiden käyttötarkoitus on uudisrakentaminen tai perusparantaminen. Korjausrakentaminen lasketaan mukaan perusparannuksiin.
Tämän jälkeen taloyhtiön/isännöinnin tehtävänä on päivittää huoneistotietojärjestelmään tieto siitä, jaetaanko laina osakeryhmille. Jos jaetaan, isännöinti laskee yhtiölainalle lainaosuudet ja ilmoittaa ne niiden osakeryhmien osalta, joita yhtiölaina koskee.
